La pregunta de los $50,000: ¿SaaS o desarrollo personalizado?
Llevas 2 años usando Salesforce, QuickBooks, y un ERP estándar. Funcionan... más o menos.
Pero cada vez que quieres hacer algo "simple" te encuentras con:
- "Esta funcionalidad no está disponible en tu plan"
- "Necesitas contratar el plan Enterprise ($800/mes adicionales)"
- "Eso requiere una integración custom ($5,000)"
Y empiezas a preguntarte: ¿No sería mejor tener mi propio sistema?
Esta es la decisión más importante (y cara) que tomarás en los próximos años. Hagámosla bien.
La verdad incómoda: No siempre necesitas software personalizado
Seamos directos: SaaS es MEJOR para la mayoría de necesidades básicas.
Si necesitas:
- CRM básico → Salesforce/HubSpot
- Contabilidad → QuickBooks/Xero
- Gestión de proyectos → Asana/Monday
- Email marketing → Mailchimp
No reinventes la rueda. Usa SaaS.
Pero hay un punto de inflexión donde SaaS se convierte en tu cuello de botella.
Las 5 señales de que superaste el SaaS
1. Pagas por 10 funcionalidades pero solo usas 3
Ejemplo típico:
Pagas Salesforce Enterprise: $150/usuario/mes x 15 usuarios = $2,250/mes
Pero realmente usas:
- Seguimiento de leads
- Pipeline de ventas
- Reportes básicos
El 70% de las funcionalidades de Salesforce no las tocas. Estás pagando $18,900/año por funcionalidades que no necesitas.
Momento de cambio: Cuando software personalizado con EXACTAMENTE lo que necesitas cuesta $30,000 one-time.
2. Las integraciones entre herramientas te están matando
Escenario real que vemos constantemente:
- Leads llegan por formulario web
- Van a Salesforce manualmente
- Cuando cierras venta, creas factura en QuickBooks
- Copias pedido a tu sistema de inventario
- Notificas a logística por email
- Actualizas Excel de seguimiento
6 sistemas. Cero integración. 100% manual.
Compras Zapier para automatizar: $50-300/mes. Funciona... a veces. Se rompe sin avisar.
Momento de cambio: Cuando estás pagando $200/mes en herramientas de integración + 10 horas semanales arreglando conexiones rotas.
3. Tu proceso es único y lo estás forzando a encajar en SaaS genérico
Ejemplo: Distribuidora de alimentos
Necesitas:
- Catálogo con precios por cliente
- Descuentos por volumen automáticos
- Seguimiento de pedidos recurrentes
- Integración con 3 proveedores distintos
- Gestión de rutas de entrega
Intentas con:
- Shopify (no es B2B)
- SAP Business One ($$$$ y overkill)
- Sistema custom del proveedor (terrible UX)
Ninguno hace exactamente lo que necesitas. Entonces haces workarounds.
Momento de cambio: Cuando tus ventajas competitivas se pierden porque el software genérico no las soporta.
4. Escalas y el costo por usuario te está destruyendo
Matemática brutal:
Año 1 (10 usuarios): $50/usuario/mes = $500/mes = $6,000/año
Año 2 (20 usuarios): $1,000/mes = $12,000/año
Año 3 (40 usuarios): $2,000/mes = $24,000/año
3 años = $42,000 pagados.
Software personalizado: $35,000 one-time. Usuarios ilimitados. Para siempre.
Momento de cambio: Cuando tu gasto anual en licencias SaaS supera el 60% del costo de software personalizado.
5. Eres rehén de aumentos de precio
Historia real:
Empresa usa ERP cloud por 3 años. Migran toda su operación. 40 empleados capacitados.
Año 4: "Actualizamos nuestros precios. Nuevo costo: $1,800/mes (antes: $800/mes)."
No puedes negociar. No puedes migrar fácil. Estás atrapado.
Momento de cambio: Cuando te das cuenta que no eres cliente, eres rehén.
Cuándo SaaS SIGUE siendo mejor
No todo es blanco y negro. SaaS es mejor cuando:
- Funcionalidad estándar sin customización
Si Gmail hace exactamente lo que necesitas, no construyas tu cliente de email.
- Necesitas estar operativo en 24 horas
SaaS: sign up y listo. Custom: 2-6 meses de desarrollo.
- Tu proceso cambia constantemente
Si aún estás experimentando, SaaS te da flexibilidad. Custom software es mejor cuando sabes qué necesitas.
- No tienes presupuesto inicial
$50/mes vs $30,000 upfront es una diferencia real para startups.
- Actualizaciones y mantenimiento no son tu core business
Con SaaS, alguien más se preocupa. Con custom, necesitas plan de mantenimiento.
La solución híbrida (lo que realmente funciona)
La mejor estrategia para empresas 10-50 empleados NO es "todo SaaS" o "todo custom".
Es híbrido inteligente:
Usa SaaS para:
- Email (Gmail/Outlook)
- Contabilidad básica (QuickBooks)
- Comunicación interna (Slack)
- Almacenamiento (Drive/Dropbox)
Usa custom para:
- Tu proceso core que te diferencia
- Integraciones entre sistemas
- Dashboard unificado
- Procesos específicos de tu industria
Ejemplo: Distribuidora B2B
- Custom: Sistema de pedidos, catálogo, gestión de clientes, integración con proveedores
- SaaS: Contabilidad (QuickBooks), Email (Gmail), Docs (Drive)
Resultado: Lo mejor de ambos mundos.
Cómo tomar la decisión: Framework de 5 preguntas
Pregunta 1: ¿Es tu ventaja competitiva?
Si SÍ → Custom
Tu proceso único de venta/operación es lo que te diferencia. No lo pongas en manos de software genérico.
Si NO → SaaS
Contabilidad, email, docs: usa lo que todos usan.
Pregunta 2: ¿Cuánto gastas actualmente en SaaS para esto?
Menos de $800/mes → SaaS sigue valiendo
$800-1,500/mes → Zona gris, evalúa
Más de $1,500/mes → Probablemente custom es más barato
Pregunta 3: ¿Necesitas integraciones complejas?
Muchas integraciones → Custom es mejor
Un sistema que habla con todo vs 5 sistemas que casi nunca se hablan.
Pregunta 4: ¿Qué tan rápido necesitas estar operativo?
Esta semana → SaaS
Puedes esperar 2-4 meses → Custom es opción
Pregunta 5: ¿Tu proceso ya está estabilizado?
Aún experimentando → SaaS
Proceso claro y repetible → Custom
Análisis de costo real: SaaS vs Custom a 5 años
Escenario: Empresa 25 empleados
Opción A: Stack SaaS
- CRM: $3,000/año
- ERP: $8,000/año
- Inventario: $2,400/año
- Integraciones: $1,800/año
- Total anual: $15,200
- Total 5 años: $76,000
Opción B: Software Custom
- Desarrollo inicial: $45,000
- Mantenimiento anual: $4,000/año
- Total 5 años: $61,000
Diferencia: $15,000 ahorrados + sistema EXACTO a tu medida
El costo oculto de SaaS que nadie menciona
Más allá del precio de licencia, SaaS tiene costos ocultos:
1. Tiempo de capacitación constante
Cada actualización cambia la UI. Cada empleado nuevo necesita training.
2. Vendor lock-in
Migrar 5 años de data de Salesforce a otro sistema: $$$$
3. Funcionalidades que "casi" hacen lo que necesitas
Entonces tu equipo hace workarounds eternamente.
4. Dependencia de uptime de terceros
Si Salesforce se cae, tu operación se paraliza.
Con custom software: tú controlas todo.
Próximos pasos: ¿Qué conviene para TU caso?
Cada empresa es diferente. No hay respuesta universal.
Ofrecemos análisis gratuito de 30 minutos:
- Auditamos tu stack actual de herramientas
- Calculamos costo real (incluyendo ocultos)
- Proyectamos costo de solución custom
- Te decimos honestamente qué conviene
Sí, a veces te diremos "quédate con SaaS". Y está bien.
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